Ironisk nok er tidsstyring et problem, der påvirker alle, men som ingen har tid til at håndtere. Det er dog værd at afsætte lidt opmærksomhed på at analysere, hvordan vi forbrænder vores tid, og om det er muligt at organisere os bedre. Det er muligt at styre tid på arbejdet for at være mere effektiv, men problemet skal løses aktivt.
Der er ingen tvivl om, at tiden går. Og jo mere tid der går uden at organisere os selv bedre, jo mere mister vi, og med det energi og muligheder. Derfor er det vigtigt at analysere vores arbejdsdag for at forstå, om det er nødvendigt at foretage ændringer .
21 tips til at styre tid på arbejdet og være mere effektiv
Tidsstyring er et komplekst problem, der spænder fra at øge produktiviteten til balance mellem arbejde og familieliv . Målet er at undgå udbrændthed, skabe gode vaner og sætte sig langsigtede mål. Planlægning og prioritering er hemmeligheden bag at genvinde kontrollen over vores tid og vores liv uanset vores beskæftigelse. . Jory MacKay tilbyder 21 strategier til bedre tidsstyring.
At forstå, hvor vores tid ender
At styre tid betyder ikke at blive fanget af angst eller frygt for at miste den. Det handler snarere om at forstå fordelene ved klogere brug, som MacKay forklarer. Herfra kommer den første gruppe af strategier og råd:
1. Forstå, at styring af tid er et vigtigt emne. Som vi sagde, handler det ikke om at være bange for at spilde tid, men om at forstå fordelene ved korrekt ledelse.
2. Vær realistisk: Hvor meget arbejde kan du egentlig få lavet på en dag? Vi tænker måske blot på tid som en ressource, som vi har brug for i større mængder, men at have mere tid betyder ikke nødvendigvis, at vi er mere produktive. Den bedste måde at administrere det på er at planlægge, hvad du vil arbejde med og hvornår.
3. Find ud af, hvor tidslækagen opstår. Jo mere du forstår arbejdsdagens flow, jo mere vil din indsats påvirke den overordnede ledelse.
4. Sæt daglige mål og adopter sporingssystemer, der hjælper dig med at forstå, hvordan du bruger din tid. Når du har et overordnet syn, kan du begynde at ændre din dag.
5. Skab en motiverende morgenrutine. En god rutine, når man vågner forbereder os til en produktiv arbejdsdag: det er et positivt boost, der følger os til aften.
6. Afslut al multitasking . Forskning bekræfter dette: Det er umuligt for et menneske at koncentrere sig om mere end én opgave ad gangen. Hvis du oplever, at du mister koncentrationen, så stop op og skriv dine tanker ned, før du vender tilbage til hovedopgaven.
Prioriter den vigtigste del af arbejdet og uddeleger resten
Når vi først forstår, hvor vores tid går hen, skal vi beslutte, hvad vi skal dedikere den til (og hvad vi ikke skal). Af denne grund råder MacKay os til at:
7. Identificer akut arbejde. At forstå, hvad der kræver øjeblikkelig opmærksomhed, og hvad der ikke er vigtigt eller presserende hjælper os med at sætte en tankevækkende kalender.
8. Når du har fastlagt dine prioriteter, skal du være kategorisk . Vælg dine hovedmål og fokuser på dem.
9. Brug 30X-reglen til at uddelegere nogle opgaver . Det er Rory Vaden-reglen: Brug 30 gange den tid, det tager at fuldføre en opgave, for at lære en anden at gøre det. At tage sig tid til at undervise en anden person og derefter uddelegere vil spare os 1100 minutter om året . Eller som Vaden siger, en stigning på 733 % i ROTI (Return on Time Invested).
10. Hent ordet nej fra dit ordforråd . Ifølge en artikel udgivet af University of Chicago, at sige, at jeg ikke gør det i stedet for, at jeg ikke kan gøre det, tillader det os meget lettere at frigøre os fra uønskede forpligtelser.
Etabler en funktionel dagsplan
Når de første er færdige
11. Sæt tidsplaner ikke deadlines . Mackay låner her råd af James Clear . I stedet for at jagte en deadline (og derefter føle dig frustreret, hvis du til sidst undlader at holde til tiden), skal du sætte et meningsfuldt mål og definere en køreplan.
12. Lav planer baseret på tid og ikke aktiviteter . Opdel udfordrende opgaver i sessioner af kvantificerbar varighed. Ved at organisere dagen i brøkdele af tid i stedet for opgaver kan vi begynde at styre vores tidsplan baseret på en kendt dato (eller forpligtelse).
En kalender er noget endeligt. En dag indeholder kun et vist antal timer. Denne kendsgerning bliver tydelig i det øjeblik, vi forsøger at passe et urealistisk antal ting ind i et begrænset rum.
-Peter Bregman-
13. Planlæg for pauser og hvileperioder. Vi har brug for tid til at hvile, og vi er nødt til at acceptere, at der vil være afbrydelser. Ikke at tage dette i betragtning betyder at arbejde på en kaotisk måde. Uventede begivenheder eksisterer, og vores krop advarer os, når det er tid til at tage en pause. Hvis vi ikke efterlader en margin, kan vi pludselig se vores planer bryde sammen.
14. Separat il maker tid dal manager tid . Det er nemt at fylde tiden med rutineopgaver og ikke give plads nok til meningsfuldt arbejde. En ting er Gør en anden er styre .
15. Samlede aktiviteter i løbet af ugen. Gruppér lignende aktiviteter sammen og drag fordel af det momentum, der kommer fra at starte et job. Anvend Newtons første lov om bevægelse på produktivitet: et objekt i bevægelse fortsætter sin bevægelse.
Brug plads til at styre tiden på arbejdet på en mere motiverende måde
Kalender og tidsplan er ikke de eneste tidsstyringsværktøjer, vi har. Mackay foreslår nogle strategier til brug på kontoret, som kan påvirke den måde, vi arbejder på.
16. Prøv metoden popcorn for at låse tiden op. At ændre din arbejdsplads i løbet af dagen kan være en god måde at bevare motivationen og produktiviteten på. Dette er teknikken foreslået af Joel Runyon, og den fungerer sådan her:
- Skriv alle dine arbejdsforpligtelser for dagen ned på et stykke papir.
- Opdel denne liste i tre lige store dele eller partier (se punkt 15).
- Vælg tre forskellige stationer for hver arbejdsbatch.
17. Arbejd efter din krops energiske rytme. Organiser dit arbejde på den mest funktionelle måde for dig. Tænk ikke kun i tidsstyring, men også på energi .
Beskyt din tid
Der vil aldrig være mangel på situationer, der vil forsøge at optage din tid. Tiden skal beskyttes for at undgå at bruge den forkert. Mackay giver følgende råd.
18. Brug strategisk dovenskab til at arbejde med de rigtige ting . Begrebet strategisk dovenskab går ud på at prioritere vigtige job og opgaver og tillade dig selv lidt dovenskab for dem, der er mindre vigtige.
Intet er mindre produktivt end effektivt at gøre det, som slet ikke burde gøres.
-Peter Drucker-
19. Forsvar automatisk din ikke-omsættelige tid. Det er vigtigt at sikre sig, at arbejde, der kræver koncentration, fortsætter uden problemer og afbrydelser. Til dette formål er det vigtigt at undgå distraktioner. Der er værktøjer, der giver dig mulighed for automatisk at kommunikere med andre, når du ikke er tilgængelig. Alternativt kan du finde en måde at kommunikere på, at du er fokuseret og ikke ønsker at blive forstyrret.
20. Brug Ivy Lee-metoden til at afslutte din dag godt. Ivy Lee anbefaler en enkel daglig rutine i fem trin for maksimal produktivitet.
- I slutningen af hver arbejdsdag skal du skrive de seks vigtigste ting ned, du skal tage fat på næste dag. Skriv ikke mere end seks opgaver.
- Arranger disse seks punkter i rækkefølge efter vigtighed.
- Den næste dag skal du fokusere på dit første job. Fuldfør dette, før du går videre til den anden.
- Fortsæt med resten af listen på samme måde. I slutningen af dagen skal du flytte de ufærdige opgaver til listen for den følgende dag.
- Gentag denne proces hver arbejdsdag.
21. Glem ikke fordelene ved fritid. At administrere tid handler ikke kun om at arbejde. For at finde en balance i vores arbejdsliv, der holder os sunde og glade, skal vi huske tiden dedikeret til hvile, fritid og socialisering .
Bedre styring af tid på arbejdet: en mulig udfordring
At styre tid på arbejdet og være mere produktiv er en udfordring inden for alles rækkevidde . Vi er dog nødt til at stoppe op og tænke over, hvad vi gør, hvordan vi gør det, og hvad vi virkelig ønsker at opnå. At gøre betyder ikke nødvendigvis at arbejde eller fuldføre.
Dediker derfor den nødvendige tid til at studere din rutine og omlægge dine aktiviteter. Med disse indikationer bliver det lettere at organisere din arbejds- eller studiedag og opnå bedre resultater.
